Muszę jednak zdradzić pewien sekret: piszę ten tekst na laptopie, siedząc przy biurku w moim biurze. Tak, to bardzo staroświeckie. Na tym etapie mogę śmiało stwierdzić, że dopóki ludzie mają coś do napisania, dopóty będą pracować przy biurkach — jeszcze przez wiele lat. Pisanie na kanapie sprawdza się u mnie tylko w wyjątkowych przypadkach.
Nawet jeśli pracownicy nowoczesnych biur będą siedzieć w regulowanych krzesłach lub regularnie odwiedzać ogrody, w pewnym momencie swojego dnia pracy wrócą do biurka, przynajmniej tymczasowo. Ale mogą też zdecydować się na pracę przy biurku na stojąco. I tak oto, po tym nieco prowokacyjnym wstępie, dochodzimy do sedna sprawy: biurko z czasem ewoluowało — podobnie jak sposób, w jaki z niego korzystamy. Zmienił się nie tylko wygląd biurka, ale także jego funkcje. Dzięki innowacjom technicznym zostało ono dostosowane do sposobu, w jaki pracujemy. Jesteśmy zdania, że w królestwie zwierząt zdolność do adaptacji zapewniała i zapewni przetrwanie.
W ostatnich latach sposób, w jaki pracujemy, gwałtownie się zmienił...
Stałe struktury już od dłuższego czasu ulegały zatarciu i ten trend będzie się utrzymywać. Pracujemy również zdalnie z domu, w pociągu lub w ogrodzie. Spędzamy więcej czasu na spotkaniach niż przy biurku. Lubimy omawiać sprawy ze współpracownikami „w biegu”. Wydaje się zatem, że to pytanie może być uzasadnione: czy nadal potrzebujemy biurka, czy też jest ono mniej lub bardziej zbędne?
Moim zdaniem biurko nadal będzie stałym elementem wyposażenia biur. Nie oznacza to jednak, że nie nastąpią żadne zmiany. Wręcz przeciwnie. Zarówno biuro, jak i biurko będą ulegać ciągłym transformacjom, tak jak to miało miejsce w przeszłości.
Dzisiaj możesz pracować dosłownie w każdym miejscu — nawet w ogrodzie.Ważne jest, aby pamiętać o dwóch aspektach rozwoju. Jednym z nich są zmiany organizacyjne w życiu zawodowym, a drugim — rozwój techniczny, który z kolei wpływa na zmiany organizacyjne. Odbywa się to według zasady „Narzędzie dostosowuje się do wymagań i możliwości technicznych”.
Rzut oka na historię
Spójrzmy wstecz: pierwsze pomieszczenia, w których ludzie pracowali z dokumentami lub zarządzali procesami, stały się czymś, co można było nazwać biurem. Meble w tych pomieszczeniach nieustannie ewoluowały, dostosowując się do zmian organizacyjnych i możliwości technicznych. Jedną z największych i najbardziej drastycznych zmian było z pewnością pojawienie się cyfryzacji.
W biurze pojawił się komputer. Nie tylko w działach rachunkowości i sekretariatach, ale także w działach planowania i projektowania. Projektanci techniczni odeszli od deski kreślarskiej na rzecz oprogramowania CAD. Architekci, projektanci i kreślarze zamienili linijki, ołówki i kompasy na komputer, mysz i klawiaturę. To oni również przyczynili się do opracowania nowego rozwiązania: biurka z elektryczną regulacją wysokości. Deska kreślarska umożliwiała pracę zarówno w pozycji siedzącej, jak i stojącej, dzięki czemu osoby zajmujące się projektowaniem i inżynierowie mogli siedzieć lub stać przed niemal pionowym planem. Praca na stojąco? Dlaczego nie miałoby to być możliwe również w przypadku komputera?
Nic więc dziwnego, że pierwsze biurka z regulacją wysokości należały do projektantów. Na początku lat 90. XX wieku pojawiły się biurka CAD, których wysokość można było regulować ręcznie. Jeśli cofniemy się jeszcze dalej, do roku 1910, natrafimy na niemiecką firmę Reiss, która wprowadziła na rynek pierwsze biurko z regulacją wysokości. Oczywiście nie można było go regulować za pomocą przycisku, tak jak ma to miejsce w przypadku współczesnych biurek CAD.
W latach 90. ubiegłego wieku firma LINAK opracowała pierwsze rozwiązania do elektrycznej regulacji wysokości biurek. W 1998 roku wprowadziła na rynek kolumnę podnoszącą DL1 — pierwszy na świecie system do biurek z elektryczną regulacją wysokości.
Innowacje potrzebują żyznej gleby
Można było przypuszczać, że po wprowadzeniu pierwszych biurek z regulacją wysokości globalny popyt na nie gwałtownie wzrośnie. Nic takiego się jednak nie stało. Tylko w krajach skandynawskich rozpowszechnił się trend naprzemiennego wykonywania pracy na stojąco i na siedząco — w sposób przyjazny dla pleców i sprzyjający zdrowiu. W roku 2005 udział stanowisk pracy z elektryczną regulacją wysokości wzrósł o ponad 90%.
W Niemczech i innych krajach europejskich inwestowanie w biurka z regulacją wysokości, aby zapewnić pracownikom biurowym ergonomiczne, a tym samym zdrowe miejsce pracy, było nadal bardzo trudne. Potrzeba było wielu przekonujących argumentów, aby zalety pracy ze zmienną wysokością dotarły do świadomości osób decyzyjnych. Akceptacja, a co za tym idzie — popyt, rosły bardzo powoli. Wraz ze wzrostem popytu spadała również cena, co dodatkowo przyczyniło się do triumfu stanowisk roboczych z elektryczną regulacją wysokości. Według badania IBA na temat rozwoju pracy biurowej (2019/2020) aż 28% wszystkich pracowników biurowych w Niemczech w 2019 roku pracowało na stanowisku do pracy siedząco-stojącej. Publikację IBA (tylko w języku niemieckim) można pobrać tutaj.
Lekarze medycyny pracy i specjaliści ds. ergonomii szybko zainspirowali się ideą przechodzenia z pozycji siedzącej na stojącą. Mimo to popularyzacja stanowisk do pracy siedząco-stojącej w Niemczech zajęła dużo czasu.
Na przestrzeni lat technologia biurek z regulacją wysokości stale ewoluowała. Początkowo technologia systemów siłowników umożliwiała jedynie ruch w górę i w dół. Od samego początku firma LINAK wprowadzała do swojej oferty inteligentne rozwiązania sterujące, które pozwalały na wdrażanie w optymalny sposób najważniejszych funkcji, takich jak napęd równoległy, ochrona przed kolizją czy oszczędzanie energii. Inteligentne systemy umożliwiają wykonanie jeszcze bardziej innowacyjnych kroków. Kluczowe elementy to integracja inteligentnych systemów rezerwacji i indywidualizacja.
Spojrzenie w przyszłość
Jeszcze większa elastyczność: Biurko będzie nadal ewoluować i zdobywać nowe funkcje. Dopasuje się do zmieniającej się organizacji pracy. Najważniejsza jest elastyczność. Ostatnie kilka miesięcy pandemii przyspieszyło ten rozwój. Czy potrzebujemy oddzielnego biurka dla każdego pracownika? Czy nie można optymalizować biur, oszczędzać miejsce, a tym samym zasoby poprzez pracę opartą na aktywności? Czy miejsca pracy staną się jeszcze bardziej niezależne niż obecnie?
Jedno jest oczywiste: stanowiska robocze z regulacją wysokości nie będą już czymś wyjątkowym, ale standardem, bez którego trudno będzie się obejść. Więcej osób będzie pracowało zdalnie i wykorzysta swoje prywatne przestrzenie jako biura. Ale co robią osoby, które mają tylko małe mieszkanie? Wiele z nich siedzi przy stole kuchennym, w rogu salonu, czy nawet w sypialni. Jest to wyzwanie dla producentów mebli biurowych. Być może zajdzie potrzeba zaprojektowania wielofunkcyjnego biurka, które będzie również pełnić funkcję stołu jadalnego lub schowa się w ścianie po naciśnięciu jednego przycisku. To dość elastyczne i pomysłowe rozwiązanie.
„Biurko będzie nadal ewoluować i zdobywać nowe funkcje. Dostosuje się do zmieniającej się sytuacji w pracy i będzie połączone z siecią”.
Widzieliśmy już, jak w ostatnich latach cyfryzacja zatarła granice między pracą a życiem prywatnym. Dla wielu osób wieczorne sprawdzanie poczty elektronicznej na smartfonie jest już czymś zupełnie normalnym. Kolejnym ważnym krokiem w tym kierunku jest to, że domowe biuro staje się teraz zasadniczą częścią świata pracy. Ale oznacza to również, że dom i biuro rywalizują ze sobą. To właśnie dlatego dom musi być bardziej praktycznie zorganizowany do pracy, a w biurze musi panować domowa atmosfera. Granice zacierają się w obu kierunkach.
W przyszłości granice między biurem a pracą z domu będą się jeszcze bardziej zacierać.
W ciągu najbliższych kilku lat biura zmienią się jeszcze bardziej
Biura coraz bardziej przypominają domy: W ciągu najbliższych kilku lat w biurach zapanuje jeszcze bardziej domowa atmosfera. Coraz częściej konkurują one z pracą z domu. Biuro musi zapewniać optymalne i zdrowe środowisko pracy.
Ponadto pracownik musi czuć się w biurze jak w domu. Istotną rolę odgrywają tutaj meble. Pomagają we wdrożeniu żywej kultury w środowisku pracy. Pojawią się nowe materiały, wytwarzane w zrównoważony sposób i bez szkodliwych substancji. Spodziewam się, że zmienią się również rozmiary blatów. Zapotrzebowanie na mniejsze blaty będzie rosło. Wynika to nie tylko z ograniczonej przestrzeni w domowym biurze, ale także ze zmiany organizacji naszego sposobu pracy. Praca biurowa wymaga mniejszej ilości papieru. Stoły zmieniają się w tymczasowe stanowiska robocze ze stacjami dokującymi do laptopów i smartfonów.
Praca zespołowa będzie odgrywać jeszcze większą rolę w biurze przyszłości.
Większa elastyczność zamiast starych nawyków
Biurko staje się inteligentne: W biurach przyszłości tylko nieliczni pracownicy będą nadal mieli stałe, osobiste biurka. Zespoły będą tworzone w zależności od projektu, a biurka będą wykorzystywane w elastyczny sposób.
Systemy rezerwacji biurek i stanowisk pracy będą coraz lepsze i staną się standardem. Co więcej, sztuczna inteligencja znajdzie swoje zastosowanie w biurze.
W wielu firmach biurka są połączone z systemem rezerwacji.
Wyobraźmy sobie następujący scenariusz: Christian zajmuje się marketingiem. W poniedziałek ma dwa spotkania z działem sprzedaży dla sektora przemysłowego. Jego kalendarz obejmuje również redagowanie dokumentacji technicznej. Przychodzi do firmy, a system przydziela mu odpowiednie stanowisko pracy w bezpośrednim sąsiedztwie współpracowników z działu wsparcia technicznego w sektorze przemysłowym. Dzięki temu może szybko wymieniać się informacjami z odpowiednimi współpracownikami, jeśli chodzi o szczegóły techniczne zawarte w arkuszach danych. Znajduje się on również w niewielkiej odległości od odpowiedniej sali konferencyjnej. Przydzielone biurko „zna” jego nawyki i automatycznie dostosowuje się do optymalnej wysokości pozycji siedzącej i stojącej oraz regularnie przypomina mu o konieczności wstawania. Christian umieścił te informacje w swoim profilu. Pod koniec dnia pracy biurko automatycznie przechodzi w tryb czyszczenia, dzięki czemu można je lepiej i łatwiej zdezynfekować i wyczyścić. Wszystko to wymaga zastosowania inteligentnej technologii w systemach sterowania biurkiem.
Ta inteligencja mogłaby zresztą pójść znacznie dalej. W tym przypadku „samodzielne dopasowanie” to zjawisko kluczowe. Wiele naszych danych jest już gromadzonych, np. kroki i kalorie zliczane za pomocą urządzeń przenośnych i smartfonów. Takie gromadzenie danych będzie w coraz większym stopniu przenikać do naszego życia zawodowego. Pracodawcy nie będą w stanie zabłysnąć, oferując owoce i napoje lub dopłacając do zajęć fitness. Dla pracowników normą stanie się zachowywanie się w miejscu pracy w możliwy do zmierzenia zdrowy sposób: poprzez ćwiczenia, naprzemienne siedzenie i stanie oraz różne wyzwania, takie jak „najzdrowszy pracownik miesiąca”. Inteligentne rozwiązania do biurek z regulacją wysokości dostarczają m.in. danych do wykorzystania w tym procesie. W końcu dane, które można uzyskać z aplikacji do obsługi biurek z regulacją wysokości , mogą być również wykorzystywane do obliczania stawek ubezpieczenia zdrowotnego. Może to doprowadzić do tego, że użytkownicy zdrowych i ergonomicznych stanowisk pracy zaoszczędzą pieniądze na ubezpieczeniach. Będzie to oczywiście wywoływać debaty na temat sposobu przetwarzania danych, ale ostatecznie doprowadzi również do akceptacji technologii i możliwości, jakie zapewniają.
Pomysły już powstają
Konkurs „Design Meets Movement”, który firma LINAK zorganizowała po raz pierwszy wspólnie z Uniwersytetem Wuppertalskim w 2014 roku, przyniósł nowe, ekscytujące pomysły. Młodzi studenci opracowali biurko przyszłości. Wynikiem tego były niesamowite rozwiązania, które są dziś bardziej przełomowe niż kiedykolwiek wcześniej. W roku 2020 firma LINAK ponownie ogłosiła ten konkurs. Rezultaty znów są imponujące. Zostały one zaprezentowane publicznie latem 2021 roku i na pewno kilka z tych pomysłów pojawi się w portfolio produktów producentów mebli biurowych już za kilka lat.
W konkursie studenckim „Design Meets Movement”, który zapoczątkowała firma LINAK, zaproponowano ciekawe pomysły na potrzeby nowych biurek.
Biurko będzie jeszcze miało swoje miejsce w biurach przyszłości. Albo w pomieszczeniach, w których pracujemy, a więc również w prywatnych domowych biurach. Może się okazać, że biurko będzie wyglądało inaczej, zmieni się i zintegruje z innymi funkcjami danej przestrzeni, będzie połączone z siecią i będzie w stanie komunikować się z różnymi usługami. Mówiąc wprost: biurko jeszcze nie wymarło i daleko mu do tego.
Aby przeczytać cały artykuł, kliknij tutaj
Tekst powstał jako wkład w serię książek „OFFICE PIONEERS” wydawaną przez Prima Vier Nehring Verlag. W tej serii ponad 100 autorów przedstawia swoje perspektywy na przyszłość biur.
Christoph Messing jest dyrektorem zarządzającym w firmie LINAK GmbH. Tematyką biur zajmuje się od ponad 20 lat.
